第十一屆管理委員會102年9月份第一次臨時會會議記錄

自由自在大樓第十一屆管理委員會 102年9月份第一次臨時會 會議記錄
時   間	102年09月25日(星期三)晚上20時	地 點	大  廳
主   席	周  穎 主任委員	記 錄	張國欽
出席人員	周  穎、  蔣坤璋、  常致平、  蔣蕙嬣、 陳建呈、  林榮信、  尤又立、  黃年、 黃瑞賢、  楊雅惠、  王麗香    出席人數:11人                 出席率:100%
列席人員	王秀娟、謝炳昌、大正經理 翁子軒。
會 議 內 容 壹、主席報告：     本次會議出席人數11人全員到齊，已達法定會議成立人數1/2，本席宣佈會議正式開始。 貳、主席致辭:     本屆為大樓第11屆管委會,由衷感謝前十任所有委員的辛勞,才能讓大樓一直保持著優質大樓的美名,大樓即將邁向新的十年,需要有全新不同的面貌與風格,才能因應未來E化的需求,懇請各委員在這新的一年任期大家能一心一意只為大樓,共同一起開創嶄新的自由自在。 參、重要宣言 1. 本屆新任管委會訴求”理性.客觀.民主”,會議採合議制,以不記名投票表決(若重大議題則採記名投票),票根將連同會議紀錄封存,以利存查。並且會議時間以1.5小時為限,最多2小時,以避免流於冗長,耽誤委員們寶貴的時光。 2. 本著上述的”理性.客觀.民主”,管委會尊重委員們自由開明的言論,但請勿涉及人身攻擊,拒絕一切謾罵不當的言論,同時譴責任何暴力行為,如有發生不理性之情事,管委會一律切割,相信委員們定能發揮民主國家之人文素養,共同為大樓圓滿解決事務。 3. 本屆已完成向左營區公所報備新任委員名單且已回函通過,回函中載明:大樓在9/1召開之第十屆區分所有權人會議中議案同意人數未達出席人數之半數以上,應屬未通過提案。但因本大樓區分所有權人會議議決方式歷來皆採現場清點人數後舉手表決過半就通過議案,並行之有年,且依本大樓住戶規約中第六條第9項(2)規定:區分所有權人會議討論事項,除公寓大廈管理條例規定外,應有區分所有權人過半數及其區分所有權比例合計過半數之出席,以出席人數過半數及其區分所有權比例佔出席人數區分所有權合計過半數之同意行之。」條約中無清楚界定該出席人數是指簽到人數亦或是現場出席人數,而有解讀上之差異,所以惟恐日後大樓決議因而備受爭議,是故須再增修界定大樓住戶規約的細則,以利日後大樓發展才是。 4. 委員們針對大樓事務派工請以書面(表單如附件)或e-mail收發交付予管理室(含總幹事),婉拒口頭派工,避免人為疏漏,且方便日後回報,若有緊急事故發生而須先行處理,也請派工之委員於24小時內補上書面或e-mail予主委、副主委、監委、財委等四位,以利事件後續處理及事後追認。
5. 9/9的分工會議後,本席已委請總務委員黃瑞賢先生為大樓架設一公有網站,網站內容以公佈各月份各類財務報表、各月份管委會會議紀錄、大樓各項公告、活動預告、房屋及停車位租售資訊及當月份管委會討論議案、廠商競價之估價單也會事先在各月份管委會開會前3日即po上網,藉此將大樓資訊透明公開化,滿足住戶知的權利,也歡迎住戶針對有興趣之議案列席與會討論。 6. 『優質大樓需靠住戶們共同維護才能成立』,但近來常有住戶反映:有住戶甚至前委員至大廳大聲議事或氣憤咆哮,不僅影響住家安寧,破壞大樓和諧,更嚴重損害大樓的形象,讓往來的住戶及客人頗有微詞,希望委員們如遇此情形請加以勸導,並請住戶將問題書寫署名在住戶意見表(如附件)或mail到大樓即將架設好的公有網站上,管委會在依照情形、屬性個別委由相應委員來處理,務求盡善盡美、圓滿解決。 7. 為避免日後委員常有因故無法出席會議,導致會議出席率偏低甚至流會,自本次會議起會議紀錄將載明出席率並附上開會花絮照片,以鼓勵委員們多多出席。 肆、副主席發言:   本屆為第11屆管理委員會,任期應為102年10月1日~103年9月30日止,目前尚未到期就任,本次臨時管理委員會作出的決議應屬無效。 伍、主席回覆:     誠如宣言中所說,本屆已完成向左營區公所報備新任委員名單且已回函通過,     而本大樓住戶規約第一章第十三條第1點載明:「……,交接應於改選後30日     辦理。」另住戶規約第一章第十一條第2點載明:「發生重大事故有即時處理之必要,或經三分之ㄧ以上之委員請求召開管理委員會議時,主任委員應儘速召開臨時管理會議。」新任管委會於交接期間召開臨時管委會之事,此次並非大樓首例,且本次會議討論之重要議案為大正保全公司是否續約一案,此議案因合約限制於九月底前須回覆續約與否,事關重大,但因現屆管理委員會九月份例行會議未能召開,為免大樓因無人開會決議而陷入空轉,以致大樓住戶利益遭受莫大損失,故本屆才於交接期間承擔開會重責。 陸、委員共識:     本次臨時會議將針對最緊急之議案(大正保全續約)進行討論,其餘議案延至10月份例行會議中再行討論。 柒、提案討論： 案由一: 討論大正保全公司是否續約。 說  明: 大正保全公司合約將於102年10月31日屆期,並合約中載明:「期滿一個月前,乙方以書面通知甲方是否續約,甲方未提出不續約,本契約繼續有效,自動延長一年,以後亦同」故需提前於九月份會議中討論續約一案。 決  議:1.為免日後管委會屆屆面臨時間緊迫須在交接期間即針對保全合約進行討論續約甚至競標議價之情事,故由主席周 穎另提案:討論大正保全公司是否續約2個月,至102年12月31止。出席委員11票全數投票同意與大正保全公司簽訂兩個月短期續約合約，期間自 102年11月1日至102年12月31日止,合約另定,下期保全公司服務期間則從103年1月1日~12月31日止。        2.於102年11月份管理委員會例會召開時再討論大正保全公司新年度續約與否。 案由二: 討論大廳天花板滲漏水修繕事宜。 決  議: 本議案於102年10月份管理委員會例會召開時專案討論。 案由三: 討論呂沛錞違建一案後續如何處理。  說  明: 本案確定判決書及不上訴確認證明書已分別送達至管委會及相關當事人，判決書中載明:「原告(本大樓管委會)拆除(違建)並回復完畢後,被告呂沛錞應给付原告變更回復費,且訴訟費用由被告呂沛錞負擔。」但因呂沛錞小姐在訴訟期間將65號房屋在未善盡告知之下另售予新任屋主謝炳昌先生,請討論後續如何執行。 決  議: 1.針對呂沛錞小姐寄發存證信函,催討訴訟費。         2.本議案於102年10月份管理委員會例會召開時專案討論。        3.通知65號區分所有權人謝炳昌先生列席參加下次會議陳述意見。 案由四: 討論大樓是否申購自用電腦及列表機。 說  明:基於大樓長期考量，對於各類文書檔案、財產清冊等建立甚至歷屆委員個資之保密，的確有此需求之必要。 決  議:本議案於102年10月份管理委員會例會召開時專案討論申購與        否。 捌、臨時動議 議  案:有關102年8月17日舉行之大樓中元普渡,大正保全公司回饋金5,000元入帳案。 決  議:委請新任財務委員針對此案進行了解後,依照會計流程之方式作業。 玖、十月份例行管理委員會議,將於十月十六日(星期三)晚上八時整召開,敬請各委員攜委員交接本出席,謝謝配合。 拾、散會